Circular transitoria establece reglas para fortalecer la gestión y supervisión estatal
La Contraloría General de la República (CGR) y la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) emitieron una circular conjunta que obliga a las instituciones del Estado a aplicar criterios uniformes para la administración, registro y monitoreo de los inventarios de bienes de consumo.
La medida, sustentada en el Decreto núm. 385-25, busca fortalecer la transparencia, el control interno y la planificación de las compras públicas mientras se desarrolla el nuevo sistema tecnológico integral para la gestión de inventarios.
La disposición fue suscrita por el contralor general, Geraldo Espinosa, y el director general de Contrataciones Públicas, Carlos Pimentel Florenzán, quienes establecieron un conjunto de lineamientos de aplicación temporal dirigidos a garantizar una administración más eficiente de los bienes utilizados por las entidades públicas.
Homologación de registros y mayor trazabilidad
Uno de los principales cambios contempla la homologación obligatoria de los registros de inventarios con el Catálogo de Bienes y Servicios administrado por la DGCP. Con esta medida se procura que la información utilizada por las instituciones sea comparable, consolidada y trazable, facilitando las labores de planificación, monitoreo y supervisión.
Además, la normativa prevé asistencia técnica para apoyar a las entidades en la correcta clasificación de los bienes y en la validación de los datos que deberán remitir a los organismos de control.
Nuevos controles para evitar desabastecimiento y pérdidas
La circular dispone que las instituciones fortalezcan sus políticas internas mediante metodologías de clasificación de inventarios, criterios de abastecimiento y mecanismos de alerta temprana para identificar productos próximos a vencer, bienes sin movimiento o riesgos de desabastecimiento.
Asimismo, cada entidad deberá realizar al menos un corte semestral de sus inventarios y remitir la información a la Contraloría General de la República, utilizando un formato digital único que permitirá disponer de datos periódicos, verificables y estandarizados para fortalecer las labores de supervisión.
Compras sujetas a verificación de existencias
Las nuevas disposiciones también obligan a las instituciones a verificar las existencias disponibles antes de iniciar procesos de adquisición de bienes de consumo recurrentes. Para ello deberán analizar el consumo histórico, confirmar la necesidad real de reposición y consultar la planificación trimestral del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC), garantizando que las adquisiciones respondan a necesidades previamente identificadas.
De igual forma, las entidades deberán elaborar informes periódicos dirigidos a sus máximas autoridades con información sobre existencias críticas, bienes próximos a vencer, necesidades de reposición y otros hallazgos relevantes para fortalecer la toma de decisiones y el control interno.
Capacitación y vigencia de la medida
Como parte de la implementación, la Contraloría General de la República y la Dirección General de Contrataciones Públicas desarrollarán jornadas de capacitación y socialización para las instituciones sujetas a la circular, con el propósito de facilitar la correcta aplicación de las nuevas disposiciones.
La normativa tendrá carácter transitorio y permanecerá vigente hasta la implementación y estabilización del sistema tecnológico integral previsto en el Decreto núm. 385-25. Su aplicación será efectiva desde su publicación y difusión en los portales institucionales de ambas entidades, marcando un paso hacia una gestión más uniforme y controlada de los inventarios de bienes de consumo en la administración pública.
